Information

Datenschutz für die CKD

Beim Arzt, in der Autowerkstatt und in vielen Einrichtungen und Institutionen wurden uns Informationsblätter zur Unterschrift vorgelegt. Vereinen und Verbänden, in denen wir Mitglied sind, informierten uns.
Niemand konnte dem Thema ausweichen. Und natürlich gab und gibt es besonders im Ehrenamtsbereich große Unsicherheiten, wie mit den neuen Regelungen umgegangen werden muss.

Was heißt das für die CKD
Für die Kirchen gibt es ein eigenes Datenschutzgesetz, dass im letzten Jahr den neuen europäischen Regelungen angepasst wurde. Das Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG) gilt auch für alle ehrenamtlichen Gruppen und Verbände, also auch für die CKD! Das neu eingerichtete Kirchliche Datenschutzzentrum ist die für unser Erzbistum zuständige Aufsichtsbehörde. (44309 Dortmund, Brackeler Hellweg 144, Telefon: 0231 13 89 85-0, www.katholisches-datenschutzzentrum.de)

In Ihrem ehrenamtlichen Engagement kommen Sie mit sehr vielen und schützenswerten persönlichen Daten in Kontakt. Deshalb gehört es schon immer zu den Pflichten einer CKD-Mitarbeiterin, eines Mitarbeiters, die Verschwiegenheitserklärung zu unterschreiben. Denn alle Informationen und Daten, die Sie bei Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit erhalten, unterliegen dem Datenschutz. Sicherlich sind Sie bereits in der Vergangenheit sensibel mit diesen Informationen umgegangen und werden dies auch weiterhin tun.
Deshalb ändert sich für die CKD nicht so viel!

Alle Pfarreien, Krankenhäuser und Einrichtungen und alle Verbände sind darum bemüht, die neuen Regelungen jetzt umzusetzen und die alltäglichen Abläufe dem Datenschutz anzupassen. Auch werden überall Datenschutzbeauftragte ernannt.

Wir werden Sie fortlaufend informieren, welche Konsequenzen dies für Ihr ehrenamtliches Engagement hat. Langfristig wird es eine Ergänzungslieferung für die CKD-Konferenzmappe geben. Aber zum jetzigen Zeitpunkt sind noch viele Fragen offen und müssen erst für die Praxis geregelt werden.

Einige grundsätzliche Hinweise haben wir für Sie zusammengestellt:

•    Erheben Sie nur die Daten, die Sie wirklich benötigen.
•    Vernichten / Löschen Sie die Daten, die Sie nicht mehr benötigen (nach Ablauf mögliche Aufbewahrungsfristen - bei Buchungsunterlagen sind das z.B. 10 Jahre).
•    Namen, Telefonnummern und sonstige Daten der CKD-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wichtigen Kooperationspartnern, die Sie benötigen, um die ehrenamtliche Arbeit in Ihrer CKD zu gestalten, dürfen Sie natürlich weiterhin sammeln und nutzen.
•    Gehen Sie aber sorgsam mit den personenbezogenen Daten um: keine Veröffentlichung im Schaukasten oder Pfarrbrief oder Internet ohne Einverständnis der Person.
•    Öffentlichkeitsarbeit ist wichtig, aber: Lassen Sie sich von den Menschen, die auf einem Foto sind, die Veröffentlichung genehmigen. Vermeiden Sie es, Fotos mit Kindern zu veröffentlichen.
•    Schützen Sie die Dokumente mit personenbezogenen Daten, z.B. Quittungen über finanzielle Zuwendungen an Hilfebedürftige, Geburtstagslisten der Gemeindemitglieder. Lassen Sie diese nicht offen liegen, schließen Sie z.B. die entsprechenden Akten ein.
•    Wenn Sie personenbezogene Daten auf Ihrem privaten Computer haben, schützen Sie Ihre "Caritas-Datei" möglichst mit einem Passwort.
•    Vermeiden Sie, dass bei vertraulichen Gesprächen andere Personen mithören können (Beispiel: In der Kleiderkammer hat jemand Fragen zu seinem Hartz IV-Bescheid. Gibt es die Möglichkeit eines diskreten Gespräches?)
•    Schutz von E-Mail-Adressen: Sie können bei Rundschreiben an mehrere Personen die Adressen in das BCC-Feld (Blind-Copy) setzen. Dann können die anderen diese nicht sehen.


Die Faustregel "Gehe mit den Daten Dritter so sensibel um, wie du dir den Umgang mit deinen eigenen Daten wünschst" hilft sicher dabei, Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen und praktikable Lösungen zu finden.

Wenn Sie Fragen haben:
Ihre Ansprechpartnerin in Sachen Datenschutz ist in der CKD-Geschäftsstelle
Annette Rieger, 05251 209-281.

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Datengeheimnis CKD-Mitarbeiter/innen

Verpflichtungserklärung zum Datengeheimnis gemäß § 5 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz für die Erzdiözese Paderborn (KDG)

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