Datenschutz für die CKD
Beim Arzt, in der Autowerkstatt und in vielen Einrichtungen und Institutionen wurden uns Informationsblätter zur Unterschrift vorgelegt. Vereinen und Verbänden, in denen wir Mitglied sind, informierten uns.
Niemand konnte dem Thema ausweichen. Und natürlich gab und gibt es besonders im Ehrenamtsbereich große Unsicherheiten, wie mit den neuen Regelungen umgegangen werden muss.
Was heißt das für die CKD
Für die Kirchen gibt es ein eigenes Datenschutzgesetz, dass im letzten Jahr den neuen europäischen Regelungen angepasst wurde. Das Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG) gilt auch für alle ehrenamtlichen Gruppen und Verbände, also auch für die CKD! Das neu eingerichtete Kirchliche Datenschutzzentrum ist die für unser Erzbistum zuständige Aufsichtsbehörde. (44309 Dortmund, Brackeler Hellweg 144, Telefon: 0231 13 89 85-0, www.katholisches-datenschutzzentrum.de)
In Ihrem ehrenamtlichen Engagement kommen Sie mit sehr vielen und schützenswerten persönlichen Daten in Kontakt. Deshalb gehört es schon immer zu den Pflichten einer CKD-Mitarbeiterin, eines Mitarbeiters, die Verschwiegenheitserklärung zu unterschreiben. Denn alle Informationen und Daten, die Sie bei Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit erhalten, unterliegen dem Datenschutz. Sicherlich sind Sie bereits in der Vergangenheit sensibel mit diesen Informationen umgegangen und werden dies auch weiterhin tun.
Deshalb ändert sich für die CKD nicht so viel!
Alle Pfarreien, Krankenhäuser und Einrichtungen und alle Verbände sind darum bemüht, die neuen Regelungen jetzt umzusetzen und die alltäglichen Abläufe dem Datenschutz anzupassen. Auch werden überall Datenschutzbeauftragte ernannt.
Wir werden Sie fortlaufend informieren, welche Konsequenzen dies für Ihr ehrenamtliches Engagement hat. Langfristig wird es eine Ergänzungslieferung für die CKD-Konferenzmappe geben. Aber zum jetzigen Zeitpunkt sind noch viele Fragen offen und müssen erst für die Praxis geregelt werden.
Einige grundsätzliche Hinweise haben wir für Sie zusammengestellt:
• Erheben Sie nur die Daten, die Sie wirklich benötigen.
• Vernichten / Löschen Sie die Daten, die Sie nicht mehr benötigen (nach Ablauf mögliche Aufbewahrungsfristen - bei Buchungsunterlagen sind das z.B. 10 Jahre).
• Namen, Telefonnummern und sonstige Daten der CKD-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wichtigen Kooperationspartnern, die Sie benötigen, um die ehrenamtliche Arbeit in Ihrer CKD zu gestalten, dürfen Sie natürlich weiterhin sammeln und nutzen.
• Gehen Sie aber sorgsam mit den personenbezogenen Daten um: keine Veröffentlichung im Schaukasten oder Pfarrbrief oder Internet ohne Einverständnis der Person.
• Öffentlichkeitsarbeit ist wichtig, aber: Lassen Sie sich von den Menschen, die auf einem Foto sind, die Veröffentlichung genehmigen. Vermeiden Sie es, Fotos mit Kindern zu veröffentlichen.
• Schützen Sie die Dokumente mit personenbezogenen Daten, z.B. Quittungen über finanzielle Zuwendungen an Hilfebedürftige, Geburtstagslisten der Gemeindemitglieder. Lassen Sie diese nicht offen liegen, schließen Sie z.B. die entsprechenden Akten ein.
• Wenn Sie personenbezogene Daten auf Ihrem privaten Computer haben, schützen Sie Ihre "Caritas-Datei" möglichst mit einem Passwort.
• Vermeiden Sie, dass bei vertraulichen Gesprächen andere Personen mithören können (Beispiel: In der Kleiderkammer hat jemand Fragen zu seinem Hartz IV-Bescheid. Gibt es die Möglichkeit eines diskreten Gespräches?)
• Schutz von E-Mail-Adressen: Sie können bei Rundschreiben an mehrere Personen die Adressen in das BCC-Feld (Blind-Copy) setzen. Dann können die anderen diese nicht sehen.
Die Faustregel "Gehe mit den Daten Dritter so sensibel um, wie du dir den Umgang mit deinen eigenen Daten wünschst" hilft sicher dabei, Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen und praktikable Lösungen zu finden.
CKD-Bildungsarbeit:
Allgemeine Geschäftsbedingungen und Datenschutzinformationen
ANMELDEN Bitte melden Sie sich bis spätestens drei Wochen vor dem Termin in unserer Geschäftsstelle an. Das ist telefonisch, schriftlich und per E-Mail möglich. Die Anmeldungen werden in der Reihenfolge des Eingangs berücksichtigt.
ANMELDEBESTÄTIGUNG Sie erhalten ca. zwei Wochen vor Kursbeginn eine Anmelde-bestätigung mit einer Wegbeschreibung und weiteren Informationen zur Veranstaltung. Wir behalten uns vor, die Veranstaltung wegen zu geringer Nachfrage bis spätestens eine Woche vor dem geplanten Veranstaltungstermin oder aus sonstigen wichtigen, von uns nicht zu vertretenden Gründen (z. B. plötzliche Erkrankung der Referentin / des Referenten, höhere Gewalt etc.) auch kurzfristiger abzusagen.
AUSFALLKOSTEN Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen Ausfallkosten in Rechnung stel-len, wenn Sie sich kurzfristig wieder abmelden. Bis zwei Wochen vorher keine Kosten, ab 13 Tage vorher betragen sie 30 % und ab drei Tage vorher 100 % des Teilnehmerbeitrages. Wir sind dazu gezwungen, weil die Tagungshäuser die Kosten für nicht belegte Plätze an uns wei-tergeben. In besonderen Ausnahmefällen können wir auch individuelle Lösungen finden.
TEILNEHMERBEITRAG Der Beitrag wird, wenn nichts Anderes in der Anmeldung steht, zu Beginn der Veranstaltung bar bezahlt. Diese Kosten und die Fahrtkosten sollten Ihnen aus der Kasse der Caritas-Konferenzen erstattet werden.
TEILNEHMERZAHL Die Zahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist in den meisten Fällen begrenzt. Wenn Sie aus Ihrer Konferenz jedoch mehrere Personen anmelden möch-ten, ist das auch möglich.
DATENSCHUTZ Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um. Aber wir benötigen Ihren Namen und Ihre Anschrift, um unsere Veranstaltungen durchführen und abrechnen zu können. Wir geben Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben weiter und löschen sie zeitnah. Weitere Infos finden Sie hier: https://www.ckd-paderborn.de/beitraege/datenschutz-fuer-die-ckd/1378421/
ÄNDERUNGSVORBEHALTE
Wir sind berechtigt, notwendige inhaltliche, methodische und organisatorische Änderungen oder Abweichungen (z. B. aufgrund von Rechtsänderungen) vor oder während der Veranstal-tung vorzunehmen, soweit diese den Nutzen der angekündigten Veranstaltung für die Teil-nehmerin / den Teilnehmer nicht wesentlich ändern. Wir sind berechtigt, die vorgesehenen Referierenden im Bedarfsfall (z. B. Krankheit, Unfall etc.) durch andere hinsichtlich des an-gekündigten Themas gleich geeignete Personen zu ersetzen.
Die im Rahmen der Weiterbildung zur Verfügung gestellten Dokumente werden nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt. Haftung und Gewähr für die Korrektheit, Aktualität, Voll-ständigkeit und Qualität der Inhalte sind ausgeschlossen. Die ausgegebenen Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen, auch auszugsweise, weder vervielfältigt noch weiter-gegeben werden.
SONSTIGES
Weitergehende Haftungs- und Schadenersatzansprüche, die nicht die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit betreffen, sind, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit unse-rerseits vorliegt, ausgeschlossen. Bitte beachten Sie dies auch bei Ihrer Buchung von Ver-pflegungs- und Übernachtungsangeboten (Internatsgebühr), Flug- oder Bahntickets, Hotels etc.
Wenn Sie Fragen haben:
Ihre Ansprechpartnerin in Sachen Datenschutz ist in der CKD-Geschäftsstelle
Annette Rieger, 05251 209-281.